Teenpray@Taipei

原文網址：SBS 讓我與客戶零時差，在家也能安心辦公 貿易戰＝資訊戰
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對缺乏天然資源的台灣而言，貿易稱得上是推動台灣經濟起飛的第一具引擎。不過，面對「大陸製造、台灣運籌、全球貿易」的潮流，貿易業的生態與經營模式，產生結構性的變化，企業需要更安全、更迅速、更精準的溝通渠道。老牌貿易公司瑜安，歷經 25 年的大風大浪，比絕大多數中小企業更懂得精打細算的生存之道，Windows Small Business Server2003 就是他的成功法寶。　

走進位於林森北路的瑜安企業，目光很難不被充滿各式各樣造型精美的聖誕娃娃，以及令人愛不釋手的小飾物、小禮品的展示間所吸引。別小看這些小東西，瑜安就靠著這些家用禮品、文具、聖誕裝飾及各式活動用贈品，出口到歐洲、美國、澳洲及中東等地，單單去年就創造近 10 億元的營業額。

瑜安總經理特助葉君儀表示，貿易商的本質簡單的說，可以算是一種資訊交換的工作。因為一方面接觸有需求的國外客戶，另一方面要在亞洲代為尋找價廉質優的製造廠商，自己不必實際從事生產，庫存的壓力也不大。因此，成立於 1981 年，一直專心於貿易本業的瑜安，25 年來累積的客戶資料庫與供應商的名單，是公司最寶貴的資產。

e 化讓貿易接單更迅捷
「以前做貿易很麻煩，客戶想訂什麼產品，都是用文字敍述，內容常常天馬行空很抽象，我們好不容易猜出是指什麼東西及規格樣式後，才能去找可能生產的供應商詢問報價，並寄樣品空運給對方。要完成一個訂單，常常需費時一、兩個月。」

「有了 email 之後，現在客戶在街上看到什麼感興趣的商品，就會直接以數位相機拍好，用 email 寄過來。我們再轉去給供應商詢問貨源，可能當天就可提出報價，一星期之內就可接單，節省很多時間成本。此外，我們也不必再像從前，需要印出很多表單，再靠人工以檔案夾分類。」葉君儀指出。。

「更方便的是，利用 Outlook 公用資料匣中的通訊錄功能，可依照供應商、客戶別或產品別做規則分類存成電子檔，讓員工找廠商、客戶與產品的時間縮短。例如想找耶誕樹的生產工廠，在聖誕類的資料中就能找到相關廠商，可以直接 email 請他們報價」葉君儀笑著說，瑜安歷經過只能透過傳真、電報與國外客戶溝通往返的年代，所以更能深深感受到 e 化工具的效益，因為即使是小如 email，都能大幅提升貿易公司的經營效率。

不過，電腦科技雖然可提升效率，但如果沒有經過適度的控管，反而可能會形成更大的危害，特別是在所需資金不多，進入門檻也不高的貿易業。

貿易業進入門檻低，資訊控管更形重要
負責瑜安資訊系統建置的錦慧電腦陳宋昇經理就指出，以其多年輔導貿易公司 e 化的經驗，老字號的貿易公司，或多或少都曾出現過員工剽竊客戶名單，離職自立門戶的不幸事件。瑜安也一樣，也曾發生過兩起員工私下與客戶接觸報價，再離職創業尋找供應商出貨的情況，讓瑜安兩度遭受客戶流失的衝擊。

葉君儀指出，1999 年~2000 年因擔心千禧年的問題，曾經更換過一批電腦，並將一台伺服器做資料庫使用，但即使曾受過員工剽取公司機密的苦果，但因成本考量，仍未對重要文件進行控管規劃。

「主要是電腦系統並不健全，無可避免的，中間仍有許多資料需要人工處理，因此很難進行資訊安全控管。例如客戶訂單都是先印出書面資料，再由員工把資料 key 到電腦裡，如果員工有不軌的念頭，很容易就把資料帶走。」

「我們公司原本只使用兩個 ISP 業者提供的 email 帳號，根本沒有控管機制，無法知道員工發什麼 email 出去，又不方便去員工座位看寄件備份，形成機密外洩的一大死角。」葉君儀接著說：「尤其瑜安現在 80％ 是從大陸出口，在大陸設有辦室處，我們必需知道大陸同事對客戶做過哪些溝通，台灣總公司才能對外維持一致的口徑。」

別讓電腦成為洩密管道
不過，在瑜安於 2004 年接受錦慧的建議，導入 Windows Small Business Server2003(SBS 2003) 之後，問題就迎刃而解。

「SBS 不僅可設定每份文件及每位員工的使用權限，其中的 Exchange Server 更可將公司寄出的郵件全部自動備份，我們導入時就讓員工知道有這項功能，無形中就會產生嚇阻效果，減少機密資料外流的可能性。」

「以前瑜安只有兩個信箱，一個是對客戶，一個是對供應商，現在擁有自建郵件伺服器，每位員工都有自己的 email 帳號，客戶有問題也比較知道該找誰。」

「公司有自己專屬 email 網址，對於形象提升大有助益，予人有規模的感覺，第一印象比較好。特別是對國外新客戶而言，他不了解你的財力、你的狀況，如果用的是免費信箱，就會覺得沒什麼保障。」葉君儀頗為認同自建 email 伺服器的效益。

此外，企業防毒、防駭、防垃圾郵件等外部攻擊預防措施，也不容輕忽。陳宋昇強調，瑜安以往使用的是某品牌的 Dos 版貿易軟體，該軟體雖曾在 1994~1995 年代風行一時，採用的貿易公司不少。不過，安全漏洞多不勝數，更遑論防毒防駭等機制。一旦被外毒入侵，癱瘓公司作業，又沒有備份資料可供復原的話，企業主只能欲哭無淚。

「微軟產品的最大優點之一，就是會持續提供免費的自動安全更新，系統安全性與穩定度明顯提升許多。」

「就好像有上大鎖的新車雖然也有被偷的可能性，但因為處理較麻煩，被竊的機率絕對比沒上鎖的新車低許多。同理，在資訊安全上，雖然沒有方案能百分之百杜絕，不過採用安全機制更為提高的 SBS 2003，減少舞弊的空間與誘因，自然可降低機密外洩與被攻擊的可能性。」在資訊服務業算是老江湖的陳宋昇，提出誠心的建議。

WSS 檔案分享功能，讓e化行銷輕鬆實現
「有些電子檔很大，用 email 傳遞會堵住信箱，影響正常信件的收發。SBS 內附的Windows Sharepoint Server(WSS) 提供的檔案分享功能，可以讓駐外或出差員工，利用網際網路，登入使用者帳號密碼，不論是產品介紹圖檔，或是公司重要表單文件，都可視其權限範圍下載與讀取。」SBS 2003 不僅能解決資訊安全問題，所帶來 e 化效益，更超乎瑜安原先的預估。

例如新產品的圖片，可以用 WSS 的網站做成虛擬 Show Room 自動播放，於出外時展示。更重要的是，解決了資料即時同步的困擾。「實際與客戶進行商務拜訪時，常會被問到有哪些新產品？所以以前業務出門都要帶樣本及 NB，但事實上只要人一離開辦公室，就是舊資料了。」

此外，WSS 可使每位員工 Outlook 的通訊錄，與公用資料的客戶與廠商名單資料庫相通，並提供產品圖檔、文字說明與 email 的嵌合功能，所以業務人員只要勾選展示資料庫裡的產品圖片，就能直接以類似電子報功能寄出行銷 email，不需一封封 Keyin 文字，也不必再用 email 的附件檔功能，辛辛苦苦去資料夾找檔案，儘快將新產品通知潛力客戶。

「還有貿易公司常出國參展，假設一連五天，每天都是說明一樣的產品，實在沒什麼吸引力與說服力。以往大都透過 Email 資料補強，對大多數電腦不是很在行的業務主管來說，處理電腦的瑣碎步驟，真可說是一種折磨。有了 SBS 後，透過網際網路連上公司網站，即可自動抓取並更新最新資料。」

「現在是微利時代，仿冒品出來又這麼快，貿易公司一定要搶時間，才能獲取較高的利潤空間。特別是我們公司的國外客戶多，因為時差關係，晚上九點是對方下午三點，對方打電話來詢問，如果跟他說，我們都下班了，要等明天，客戶感覺怎麼會好？也許因此錯失個大訂單也說不定！」葉君儀以其親身體驗，具體點出如何善用 SBS，解決貿易公司實務上的困擾。

SBS 費用超划算，好處多得數不清
陳宋昇強調，SBS 功能遠不止於此，例如常常對外報價的瑜安，就必需避免報價不一致的尷尬情況。但因為 WSS 可與 email、網站、office 及資料庫做結合，所以能開發出一處改報價，其他所有地方的報價也會自動同步修改的功能。

還有文件管理的版權功能，可以讓員工簽上一份新文件時，自動透過 Outlook 通知老闆有未簽核文件送達，並且處於被擱置狀態，老闆即使人在國外，仍可簽核並視重要性設定權限。只要是限定權限的文件，即使拷貝出去後，因為有私鑰管理，無法連到公司伺服器，所以既不能開啟也不能印出，資訊安全等級可以再提升，這也將是他為瑜安下階段的規劃方向。

對台灣絕大多數的中小企業頭家來說，成本效益絕對是重點考量之一，對追求薄利多銷的貿易公司而言，毛利率本來就偏低，任何投資更需要精打細算。事實上，貿易公司不像製造業具有複雜的生產流程，e 化的難度較低，所以瑜安這次導入 SBS 2003 軟硬體只花了10幾萬元。

陳宋昇語重心長的說：「只要懂得開發，SBS 2003 功能可以多得數不清。像目前各企業很流行架網站做企業形象，卻不知道 SBS 的內部網站，也可充當對外網站使用。而且請人寫網頁程式，都不只導入 SBS 的價錢了。說句實話，企業如果不先強化自身的 e 化體質，就算有個再炫目的網站，也只是中看不中用的空殼子，大家又何必捨本逐末呢？ 」